Kollaborieren und teilen von Dokumenten mit Externen

Business Kontext

MS Sharepoint und MS Teams, dass für Dokumente auf Sharepoint aufbaut, ermöglichen das Teilen und gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten. Dies war zuerst auf interne Mitarbeiter eingeschränkt und wurde am 21. Januar 2025 auf Externe erweitert. Als Externe werde alle Users bezeichnet, deren Email nicht auf @Bellevue.ch, @Bellevue-AM.de oder @Adbodmer.ch enden.

Dokumente auf Sharepoint mit Externen teilen

Konzept

Für jede Sharepoint Site oder Team (MS Teams) wird eine eigene Gast-Gruppe geführt.  Diese wird durch die IT verwaltet.

Ein Gast ist dann grundsätzlich autorisiert, hat aber anfänglich in der Sharepoint Site oder Team auf nichts Zugriff.  Dies unterscheidet sich von den Bellevue Mitarbeitern, die mit der Autorisierung auf alles in der Site/Team Zugriff haben.

Die autorisierten Users (Bellevue Mitarbeiter im Normalfall) entscheiden dann, was sie mit den Gästen innerhalb der Site/Teams teilen.

Was mit wem geteilt wird ist in einem Report ersichtlich, den der Site Admin erstellen kann.

Geteilte Dokumente können von Externen/Gästen im Browser editiert werden, nicht aber heruntergeladen und nicht in der dedizierte nativen Applikation editiert werden.  Hierzu müsste eine weitere Security Massnahme aufgehoben werden, die auch für Bellevue Mitarbeiter gilt.

Prozess

Nur die IT kann Externe für als Gäste für Sharepoint Sites und MS Teams aufsetzen. Um einen User als Gast aufsetzen zu lassen, schickst du ein Email mit folgenden Angaben an IT-Support@bellevue.ch:

• Vor und Nachname
• Email-Adresse
• Firma
• Bezugsperson bei Bellevue (Sponsor)

Teilen von Dokumenten

Nachdem das Gastkonto erstellt wurde, erhält der externe Benutzer eine E-Mail, in der er aufgefordert wird, die Einladung anzunehmen. Zu diesem Zeitpunkt haben sie noch keinen Zugriff auf Ordner/Dokumente.

Dies geschieht nur, wenn ein bestehender Bellevue-Benutzer sie aktiv in seinem OneDrive oder Sharepoint freigibt (Rechtsklick auf eine Datei/einen Ordner) und „Freigeben“ wählt:

Kontrolle

Welche Dokumente mit wem geteilt wurden wird geloggt und kann über eine Report durch den Site Admin abgefragt werden. Weitere Infos hierzu:

https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/sharing-reports