My Abacus - Zeit- und Ferienerfassung

Für Mitarbeiter in der Schweiz ersetzt MyAbacus ab Januar 2022 myTime als Mitarbeiter-Portal für self-managed Personaldaten, Zeit- und Ferienerfassung. Obwohl MyAbacus grösstenteils selbsterklärend ist, hier ein paar Infos zu den Prozessen, allen voran der leicht angepassten Ferienmeldung:

Login

Jeder Mitarbeiter hat ein persönliches Login. Die User-ID entspricht dabei der persönlichen Bellevue Email-Adresse. Das initiale Passwort erhält man von MyAbacus auf seine Email zugeschickt.

Ausblick: Zu einem späteren Zeitpunkt wird MyAbacus in die Bellevue-Umgebung eingebunden, so dass man sich innerhalb dieser nicht noch einmal zusätzlich anmelden muss.

MyAbacus Login Link

Den Link findet man zusätzlich im Startmenu unter "BB MyAbacus (CH)"

Zeiterfassung

Diejenigen Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit erfassen, tun dies in MyAbacus unter dem Menu "In & Out" entweder

1. über die Buttons "Komme" und "Gehe", was einen Zeitstempel erstellt oder
2. direkt unter "Von" und "Bis" (auch für nachträgliche Erfassungen)

mit anschliessendem "Speichern"

Ferienantrag / Ferien melden (neu)

Mit MyAbacus ändert sich dieser Prozess leicht. Ferien werden neu nicht mehr Sabine (HR) per Email direkt gemeldet, sondern durch Euch in MyAbacus erfasst und durch HR formal genehmigt. Eure vorgängige Absprache und Genehmigung durch den Teamleiter wird dabei vorausgesetzt.

1. Menu "Zeiterfassung - Absenzen" wählen
2. "Neue Absenz" anklicken
3. Absenzart "Ferien" wählen
4. Mehrtägige Ferien erfasst man, indem man im Datumskalender den ersten und letzten Tag markiert.
5. "Speichern"
6. Nach der Genehmigung durch HR erfolgt die Bestätigung direkt in eurer Inbox

Korrektur von Ferien

'Beantragte' oder 'genehmigte' Ferien können vom Mitarbeiter direkt in MyAbacus angepasst bzw. bei Bedarf auch gelöscht werden.

1. Löschen/Korrektur: Gewünschte Anpassung anclicken
2. "Speichern"
3. Weiteres Vorgehen analog Ferienerfassung

Feriengutschriften

Feriengutschriften, z.B. für Arbeit an Feiertagen oder Wochenendarbeiten, können nicht direkt durch Euch im MyAbacus erfasst werden. Sie müssen per Mail an HR gemeldet werden.

1. Meldung der gewünschten Gutschrift per Email an bghr@bellevue.ch
2. HR erfasst zusätzliche Ferientage im Abacus und bestätigt Gutschrift wiederum per Email

Sonstige Absenzen melden

Folgende Absenzen können ebenfalls direkt über MyAbacus gemeldet werden. Das Vorgehen ist dem Ferienantrag identisch.

• Militär
• Krankheit, Unfall, Arztbesuch
• Aus-/Weiterbildung
• Hochzeit/Geburt
• Diverse Abwesenheiten

BG Ferienreglement.pdf

Allfällige Nachweise können direkt mit der Meldung hochgeladen werden.

Teamleiter-Funktionen

Teamleitern stehen unter "Meine Mitarbeiter" und "Zeiterfassung" verschiedene Funktionen zur Verfügung:

• Menu "Meine Mitarbeiter": Hier können Arbeitszeit und Abwesenheit eines einzelnen Teammitglieds durch Anclicken des Mitarbeitenden direkt eingesehen werden (Zusätzlich Button "Report anzeigen" wählen)
• Menu "Zeiterfassung-Absenzübersicht": Hier erscheinen die Abwesenheiten des gesamten Teams
• Menu "Auswertungen und Listen": Ansicht von Geburtstags- und Dienstjubiläums-Listen für das Team